A l’heure où de moins en moins de gens passent par des agences de voyages pour réserver leurs séjours personnels, les entreprise commencent à penser qu’elles peuvent faire de même pour leurs séminaires et voyages d’affaires.
Seulement, créer un événement d’entreprises, un voyage d’affaires, c’est un vrai métier !
Contrairement aux idées reçues, les agences organisatrices d’événements (séminaires, incentives, soirée de lancement de produits, conventions, congrès, team-building…) ne passent pas leurs journées entre faste et paillettes ! Notre métier a d’ailleurs été reconnu comme l’un des 10 métiers où l’on s’ennuie le moins ! Tout un programme !
Voici donc 10 bonnes raisons de choisir une agence pour préparer vos événements et vos voyages d’affaires :
1. Vous profitez de son originalité…
Une agence événementielle se doit d’être toujours au fait des dernières tendances et de proposer des activités innovantes et avant-gardistes à ses clients.
2. et de son expertise
Une agence de voyages d’affaires a de nombreux contacts et est force de proposition. Elle est capable au travers de votre demande de trouver les interlocuteurs idéaux qui sauront répondre à vos envies et attentes. L’agence travaille avec des prestataires en qui elle a confiance, et qui contribueront à la réussite de votre événement sans mauvaise surprise.
3. Vous créez une relation de confiance avec votre interlocuteur
Il n’est pas toujours facile de mettre son projet entre les mains d’une personne extérieure à l’entreprise mais grâce à l’agence vous rencontrez une personne experte dans la création d’événement qui va suivre votre projet du début à la réalisation.
4. Vous développez un événement à votre image
Grâce à toutes ces qualités, le chef de projet événementiel sera à l’écoute de votre demande et surtout prendra la mesure du message que vous voulez faire passer. Il saura faire coller l’événement à l’image de votre entreprise et sera toujours disponible si vous avez des remarques ou conseils pendant le déroulement de l’organisation de votre événement.
5. Vous êtes déchargé des contraintes logistiques
Créer un événement c’est avant tout un métier et cela ne s’invente pas. Termes techniques, connaissance des prestataires, négociation des prix, organisation détaillée parfois minute par minute. Tout cela représente un emploi à part entière que les entreprises ne peuvent pas toujours assumer en interne. L’expérience de l’agence permet de gérer votre événement sans que cela ne soit une charge supplémentaire pour vous.
6. Vous gagnez du temps
Encore une fois, organiser un événement, c’est déléguer une personne à cette tâche en interne. Or, en règle générale ces personnes ont également d’autres fonctions dans l’entreprise et se trouvent vite débordées. Votre événement prend du retard et vous rentrez dans une situation qui crée un surcroit de stress à tous les niveaux.
7. Votre budget est contrôlé
Une agence de voyages d’affaires est capable de créer un événement à votre image en respectant vos contraintes budgétaires. Avec une bonne connaissance des prix du marché et une plus grande force de négociation auprès des fournisseurs, vous êtes assurés de ne pas avoir de mauvaises surprises au moment de payer la facture.
8. Vos délais sont respectés
L’agence crée un échéancier détaillé afin de faciliter les démarches d’organisation de votre événement. Ainsi, vous n’avez pas à vous préoccuper des dates de paiements des fournisseurs, des échéances pour diverses réponses, des locations à faire en amont, d’autres au dernier moment, etc.
9. Vous profitez pleinement de votre événement
Lors de la réalisation de votre événement, rien n’est plus frustrant qu’après tant de préparation vous ne puissiez en profiter, car on vous demande partout. En laissant l’agence être la référence auprès des différents prestataires, vous passez une soirée sereine en sachant que l’agence s’occupe de tout. Vous profitez ainsi de l’endroit, de vos invités et cela en toute confiance.
10. Après l’événement, l’agence s’occupe de tout
Une fois l’événement terminé, le travail lui, n’est pas fini. Il faut réaliser les factures, payer les prestataires, renégocier si besoin et tout cela prend beaucoup de temps. Et surtout d’énergie, alors que les dernières ressources ont déjà été épuisé le jour J pour que tout se déroule à merveille.
Faire confiance à une agence, c’est la garantie de réussir son événement, gage de sa qualité et de son suivi, tout cela sans avoir le stress de l’organisateur mais en restant le décideur principal !
Que demander de plus ?
Vous avez en projet un séminaire, un voyage incentive ou autre voyage d’affaires ?
